Réunion de coordination du 11-03-2024

La réunion présidée ce jour par le Pr TEWA Jean Jules, a débuté par le suivi des activités concernant l’acquisition des kits de communication et de visibilité du projet. L’offre du prestataire ayant été ouverte par le personnel de l’ENSPY, le Président de séance a suggéré que celui-ci dépose une autre offre scellée, ce qui a été fait et remis à l’UGP. Cette offre a été ouverte séance tenante par la RAF, l’original de l’offre a été griffée par le Président de séance et un point sera fait au Coordonnateur. À la suite de l’ouverture, il a été demandé à l’Expert junior N°2 que le prestataire fournisse les images des sacs, clés USB et stylos pour illustrer l’offre technique.
S’agissant de la formation en RDC, la formation se déroule globalement bien malgré des retards constatés en début de semaine dernière. La deuxième semaine de formation a débuté ce jour par la formation en Planification. D’après Prof MUKENY, le Ministre régional des TIC en RDC a envoyé deux collaborateurs pour suivre ladite formation.
Cependant en RCA, l’appel à candidature n’est toujours pas lancé à cause de l’absence du Ministre et la convention avec l’IST de RCA n’est pas encore signée. Néanmoins, il est recommandé au Prof VIDEME de suivre ce dossier pour accélérer la signature de ladite convention.
Concernant le suivi des activités des lot 1 & 2, le Président de séance confirme la tenue des ateliers finaux à Douala avec la tenue de notre conférence d’évaluation annuelle le samedi 27 avril prochain. Les TdR desdits évènement restent attendu de la part de l’Expert sénior.
Poursuivant les échanges, la suite des travaux a consisté à la préparation nécessaire de la documentation en vue d’une meilleure tenue de l’audit des comptes du projet. Ceux-ci sont censés être clôturés pour la fin mars 2024 et pour cela, l’ensemble des pièces justificatives des dépenses effectuées doit être à jour. Mais à date, certains éléments sont encore attendus de nos points focaux pays, à savoir :
– Congo : Les justifs des rapports ne sont pas à jour et il manque la signature de M. OBBOULHAS ;
– RDC : Des originaux ont été apportés à Douala, mais des mises à jour sont à faire ; En outre, M. PERO ayant reçu des fonds pour le compte de la structure en charge de gestion des logistiques sessions, une décharge des fonds de ladite structure est attendue pour confirmer la réception des fonds liés aux factures y afférentes ;
– Gabon : RAS ;
– RCA : Les originaux des deux (02) factures payées récemment sont attendues ;
– Tchad : La quasi-totalité des justifs des formations au Tchad sont attendues ;
Ensuite, le suivi des activités de l’Observatoire régional des TIC et précisément de la nouvelle version de la Note de cadrage incluant les observations faites par l’Expert junior N°2, le Président de séance invite les différents membres de l’UGP a regardé la dernière mouture sous 2 ou 3 jours et remonter les observations faites pour une prise de décision de validation soit sous réserve ou sans réserve lors de la prochaine réunion. La suite sur cette activité sera la réalisation du support technique de la plateforme. Pour ce qui est des travaux sur l’Observatoire, tous les sous-groupes ayant terminés leurs travaux à l’exception du sous-groupe « aspects institutionnels ». M. FOGANG est invité à prendre un document définitif auprès de la coordination de ses travaux, puis les transmettre avec les résultats des travaux des sous-groupes terminés.

Enfin, la RAF souligne la nécessité pour l’UGP de se réunir dans un cadre adéquat pour définir la réallocation des fonds à l’issue du 31 mars 2024 pour introduire cela dans la liste des documents à envoyer la CAON/DUE.

La suite de la réunion a consisté au suivi de la mise en oeuvre des recommandations.