Réunion de coordination du 14 octobre 2024
La réunion de coordination de ce jour a débuté sous la présidence du Dr TAGOUDJEU dans la salle CETIC de l’ENSPY. Nos échanges ont débuté par un appel vocal avec Mme Véronique WANNACK de la CAON avec qui l’UGP a échangé sur des questions de la demande d’Avenant en cours de préparation au niveau de l’UGP.
Prenant la parole, ses propos se sont articulés autour de trois (03) points à savoir le fond, la forme et les aspects financiers.
Sur le fond côté opérationnel, elle invite l’UGP a justifié le but de cet avenant par la mise en œuvre des activités à travers la nécessité d’un temps supplémentaire pour permettre d’amener nos activités à leur terme, ceci suite au retard de démarrage rencontré au debut et de faire le budget sur 50 mois ;
Sur la forme, elle précise qu’en dehors de la lettre, il faudrait en plus une note explicative ou exposé de motif. Celle-ci doit montrer l’ensemble des agencements qui ont un lien sur le budget.
Ensuite, elle poursuit en disant que l’UGP dans le cas précis de cet avenant, peut mobiliser une partie des fonds des imprévus mais en justifiant l’usage fait desdits fonds. S’agissant des pièces à fournir dans le cadre de cet avenant, nous devons avoir :
1- la lettre explicative, l’objet de celle-ci doit être : « Avenant sans incidence financière avec mobilisation des coûts des imprévus » ;
2- le budget ;
3- la description de l’action avec le planning révisé sur 50 mois ;
4- le fichier a6 qui est un modèle de note explicative.
Elle finit en informant l’UGP du changement du Chargé de projet du PAGIRN-PPTIC à la DUE, en la personne de M. Alexandre SERBE. Un nouveau responsable a été nommé et il est chargé de s’occuper de tout le grand PAGIRN.
Enfin, nous avons pris un rendez-vous pour jeudi avec la CAON pour étudier l’ensemble des documents apprêtés par l’UGP et une autre réunion est planifiée en interne pour mercredi 13H pour travailler sur le budget avant de les transmettre à la CAON en soirée.
S’agissant des autres activités, il a été tout d’abord question des fonds de contrepartie, le Président de séance suggère que l’UGP attende le Prof TAKOU pour avoir son compte rendu mercredi avant de voir la piste du Recteur.
Par la suite, concernant les activités des composantes 1 & 2, les observations de l’UGP ont été envoyées au cabinet DBS et séance tenante une réponse a été reçue de la part de l’Expert principal du lot 2.
Ensuite, nous avons évoqué les activités « Développement du capital humain », M. KAMDEM n’a pas envoyé les syllabus et les rapports tel que convenu, Dr TAGOUDJEU va la relancer pour clôturer ce contrat.
Enfin, nous avons évoqué les préoccupations de l’Expert principal de AfreeTech qui sont toujours en suspens et pour répondre définitivement à ces préoccupations, l’UGP organisera un ZOOM avec l’ARTAC et AfreeTech vendredi 18 octobre à 11H. L’expert junior N°2 est chargé de programmer cela et de diffuser les liens de connexion.
La suite de la réunion a consisté au suivi de la mise en oeuvre des recommandations.
